「全日本最幸福的公司」與「企業內部通訊工具」兩者間有何關聯？曾連續兩年被日本Link and Motivation Inc.顧問公司評選為全國員工滿意度冠軍的ChatWork社長山本敏行說，ChatWork之所以獲此殊榮，除了豐富的員工福利之外，更因為懂得善用IT工具提升工作效率，讓員工們都能在高品質的環境下工作。而上週六山本敏行特地來到台灣推廣的企業通訊管理服務「ChatWork」繁體中文版，原先便是他與自家員工互相聯絡與交辦事項時所使用的工具。
山本敏行在2000年創立的IT技術服務公司EC studio (2012年改名為ChatWork)在2010及2011年連續兩年蟬聯員工滿意度冠軍。ChatWork不僅為員工安排一年四次10天長假、每位員工發給一支iPhone以及英語會話課等福利，更因為建立了「公司內不裝電話，只用Email」及「員工不拜訪客戶，只用遊戲機做視訊會議」等大膽作法，在崇尚客戶至上的日本社會中被視為脫離常軌的異類。而這樣一個具有創新觀念且懂得活用雲端技術的公司，似乎也很順理成章地從自家內部通訊方式中，發展出一個號稱將終結Email時代的通訊工具──ChatWork。
ChatWork整合了群組交談、工作管理、檔案管理及視訊會議等多項功能，方便企業內部溝通管理使用。相較於Email容易因主旨不明而產生混淆、垃圾信件過多及檔案過大無法傳送，Skype無法在對方離線狀態時傳送檔案且重要事項容易被聊天訊息掩蓋。ChatWork不但結合了Email和Skype的交辦事項和通訊功能，更加以去蕪存菁。當主管想交辦任務時，可以指定群組中的任一成員，並同時規範工作完成期限。員工完成工作後，可以直接在頁面上勾選「已完成」。不僅便於自我管理，也方便主管檢視。ChatWork在頁面設計上和Facebook有些相似，最左邊為交談一覽表，中間為timeline，所有對話內容和工作分派結果都會顯示在這一個區塊，最右邊則是分派工作時輸入工作項目、負責人、完成期限的區塊。用戶可以選擇用Email登入，也可以用Facebook、twitter、LinkedIn等第三方帳號登入。而除了桌面版本之外，ChatWork也提供iOS和Android版的App，用戶出門在外也可以隨時使用，不用怕錯過任何公事。
目前ChatWork在日本共擁有18萬名用戶，海外則有1萬名用戶，用戶大多以中小企業及教育機關為主。例如京都大學及慶應義塾大學就分別應用於教職員間的溝通及課堂上的交流管道。此外，山田敏行也特別提及日本知名經營管理顧問神田昌典在2012年解散公司之後，便是利用ChatWork的服務進行專案管理，並達到非常好的效果。至於最重要的資安問題，山田敏行表示，ChatWork從去年開始與日本KDDI合作，委託KDDI協助加強安全機能及系統管理，並期望這次合作也能為ChatWork開拓中小企業以外的大企業、公家機關用戶。
去年在矽谷設立公司的ChatWork將目標放在全球。山田敏行說，ChatWork選擇海外市場時主要考慮以下三點：智慧型手機普及、人們習慣使用信用卡並習慣使用付費服務。目前正依照這三項重點，逐步將版圖拓展到矽谷、新加坡、台灣，且計畫在下個月進軍歐洲的ChatWork，或許真的能透過這項簡易方便的通訊服務，將自家最引以為傲的「幸福感」帶向全球。
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ChatWork：終結Email時代的企業即時通訊管理工具
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